5 Analisis Kelayakan Sistem Informasi Update

Analisa kelayakan suatu proyek perangkat lunak perlu dilakukan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam pembangunan proyek terutama pemilik dan pengguna yang berhubungan dengan kebutuhan sistem informasi dan juga oleh desain perangkat lunak dan programmer yang berkaitan dengan pengembangan proyek perangkat lunak. 

Proyek perangkat lunak mempunyai sifat ketidakpastian yang dapat mempengaruhi resiko proyek, untuk mengindari dan meminimalisir resiko tersebut maka perlu menganalisa berbagai apek yang berkaitan dengan perangkat lunak agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Contoh Analisis kelayakan sistem Informasi    

 

Analisa kelayakan suatu proyek perangkat lunak dengan mempertimbangkan faktor internal perangkat lunak seperti konteks ruang lingkup, waktu, kualitas, biaya dan anggaran, sumber daya manusia, komunikasi.

Serta konfigurasi serta resiko proyek perangkat lunak maupun juga faktor eksternal yang bisa mempengaruhi kelangungan proyek perangkat lunak seperti aspek regulasi hukum, ekonomi, teknologi, politik, sosial dan budaya.

Kriteria Proyek

Cukup sulit dalam menentukan kriteria perangkat lunak  karena proyek ini berbagai ciri unik, suatu proyek dengan proyek yang lainnya dapat memiliki perbedaan yang cukup banyak. Akan tetapi jika dianalisis dengan menggunakan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency dan Service) maka setidaknya akan diketahui kriteria perangkat lunak yang diinginkan. 

Analisa ini umumnya digunakan dalam menganalisa aplikasi perangkat lunak pada aplikasi lama atau yang aplikasi sebelumnya sehingga dapat diketahui berbagai permasalahan yang bisa dijadikan acuan kriteria pada proyek perangkat lunak.

• Performance, dilakukan dengan maksud untuk mengukur kemampuan sistem dalam menelesaikan tugasnya dengan cepat dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Performa dapat juga diukur dari hasil output dan waktu yang digunakan dalam menyelesaikan tugasnya.
• Information, merupakan suatu media pada sistem yang memberikan pemahaman kepada pengguna atau pihak yang terlibat dengan suatu sistem. Informasi musti mempunyai kemampuan dalam memberikan informasi yang akurat, tepat, elevan dan mudah dipahami.
• Economy, merupakan faktor yang digunakan dalam mengukur pemanfaatan biaya dan anggaran dan pengendalian anggaran demi meningkatkan manfaat kinerja suatu proyek.
• Control, mencoba mengendalikan dan membandingkan dari aspek ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data saat diproses.
• Effciency, merupakan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dapat digunakan secara optimal atau sebaik mungkin.
• Service, suatu proyek yang direncanakan dapat  memberikan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi berbagai pihak yang terlibat dan juga masyarakat yang memerlukan.

Tahapan Studi Kelayakan Proyek

Secara garis besar terdapat empat tahap studi kelayakan yang harus  diperhatikan,  yaitu : menguasai dan memahami masalah atau peluang, identifikasi solusi secara optimal, menyusun  perencanaan dan merumuskan dan meluncurkan proyek.

Memahami Masalah dan Peluang

Dalam menguasai serta memahami permasalahan dan peluang maka perlu memiliki kemampuan analisa, wawasan pengetahuan yang luas, literatur yang memadai, dan juga pengalaman.

 Hal yang musti dipersiapkan dalam memahami masalah dan peluang adalah mempersiapkan dokumen proyek perangkat lunak yang di dalamnya tercantum meliputi deskripsi uraian masalah dan peluang, dampak atau akibat dari permasalahan.

Identifikasi siapa atau apa yang akan terpengaruh oleh permasalahan tersebut, dampak dan akibat apabila mengabaikan permasalahan dan peluang  tersebut, hasil dan output yang diharapkan.

Manfaat atau nilai dari tercapainya hasil output yang diharapkan, ketidakpastian dan hal-hal yang tidak diketahui, integrasi antarmuka dan masalah kompatibilitas, latar belakang atau informasi pendukung, pertimbangan lingkungan dan asumsi kunci utama, kendala yang mungkin terjadi dan kecocokan strategis. 

Untuk memahami masalah perlu juga mengecek realitas seperti apakah masalah ini layak dipecahkan atau diselesaikan dan juga apa solusi potensial yang ada supaya kelayakan Proyek perangkat lunak.

Identifikasi Solusi Secara Maksimal

Setelah permasalahan dan peluang sudah diketaui maka berikutnya adalah menetapkan dan merumuskan solusi yang optimal dengan solusi ang terbaik dan layak untuk dikerjakan. Mengidentifikasi solusi yang optimal dan potensial dapat dengan melalui lingkungan tim kerja proyek, para ahli dan pemangku kepentingan, menggunakan teknik brainstorming dan membatasi pengembangan lebih lanjut selagi mencari alternatif yang relevan.

Menyusun Perencanaan

Ketika solusi sudah diidentifikasi kemudian disusun ke dalam suatu perencanaan proyek yang dijadikan rencana meliputi metode dan teknik dalam mencapainya, secara garis besar tahapan dalam menusun dokumentasi perencanaan proyek, adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Dokumen Proyek

• Mendefinisikan tujuan dan visi dari dokumen proyek
• Mengidentifikasi pekerjaan apa yang dikerjakan dan bagaimana hal itu dikerjakan
• Menyepakati batasan ruang lingkup proyek bagi para pemangku kepentingan
• Negosiasi ulang kontrak apabila terjadi perubahan identifikasi di luar batas wajar
• Menetapkan kriteria penyelesaian proyek yang disetujui oleh semua pihak
• Sosialisasi dokumen proyek kepada seluruh pihak agar memiliki pemahaman yang sama

2. Unsur-Unsur Definisi Dokumen Proyek

• Adanya kebutuhan yang dinyatakan dalam masalah dan peluang
• Disusunya usulan solusi penyelesaian masalah dan peluang
• Pernyataan kerja dan strategi untuk pelaksanaan proyek
• Kejelasan hasil dan output akhir proyek
• Adanya kriteria penyelesaian proyek
• Mengantisipasi ketidakpastian yang tidak bisa diketahui
• Memberikan asumsi terhadap data, informasi atau pernyataan tentang kondisi yang memiliki validitas yang tidak diketahui
• Rencana pelaksanaan awal meliputi dokumentasi perancanaan seadanya, perkiraan biaya awal, rencana jadwal, strategi pengadaan dan struktur organisasi sementara atau permanen.
• Organisasi pemangku kepentingan proyek
• Metoda dan menentukan kriteria keberhasilan seperti faktor penentu keberhasilan dan alat ukur untuk mengetahui tingkat ketercapaian dari proyek

3. Membuat Perencanaan Awal
Sering ditemui terjadinya kesenjangan antara kepastian yang diinginkan oleh manajemen dengan ketidakpastian proyek. Solusi sederhana untuk menjelaskan hasil studi kelayakan proyek kepada  manajemen adalah dengan  membuat  proposal  awal dari proyek dengan maksud agar persepsi   dan pengetahuan tentang proyek dapat diketahui oleh manajemen. 

Proposal  awal tidaklah   semestinya komplek, buatlah proposal yang sesederhana mungkin, namun semua rincian penjelasan tentang proyek mencerminkan tingkat pengetahuan yang membuat studi kelayakan dapat dipercaya dengan tingkat kepercayaan yang tinggi.

4. Menentukan Tim Kerja
Tim kerja yang dibentuk harus mampu meyakinkan manajemen akan kesiapan dalam mengerjakan proyek. Di dalam proposal selain kesiapan tim kerja juga semua sumberdaya yang ada menunjukkan kesiapannya dalam menjalankan proyek. Setelah semuanya yakin akan mampu memberi keyakinan yang baik kepada manajemen, maka  bersiaplah mempresentasikannya.

Tim kerja yang diharapkan adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan proyek, memiliki komitmen dalam melalukan pekerjaan, memiliki motivasi, optimis dan kreatif.

Merumuskan dan Meluncurkan Proyek

Hasil studi kelayakan proyek perangkat lunak perlu dirumuskan dan meluncurkan proposal proyek yang sebenarnya. Hal yang musti dipersiapkan dalam peluncuran proyek adalah mempersiapkan kasus bisnis, membuat presentasi, menciptakan dan menyetujui piagam proyek dan juga memperkirakan waktu dan keuangan, kejelasan sponsor proyek dan kesiapan tim yang akan mengerjakan.

Inisiasi Proyek

Inisiasi merupakan suatu proses dalam melahirkan suatu ide di dalam suatu area tertentu dengan menggunakan pengetahuan tertentu. Inisiasi adalah proses mengakui secara resmi bahwa proyek baru atau yang sudah ada dapat berlanjut pada tahap ataupun tingkat berikutnya. Proyek bisa  berlanjut  dikarenakan adanya komponen masalah, peluang atau kebutuhan dalam mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan. Manajer proyek harus mampu mewujudkan visi dan misi melalui rencana strategis yang dapat meningkatkan nilai tambah dari suatu organisasi atau lembaga. Inisiasi proyek perangkat lunak memfokuskan pada identifikasi masalah proyek yang potensial untuk dikerjakan.  Pada umumnya proses identifikasi masalah menggunakan istilah "SWOT" analisis  (strengths, weaknesses, opportunities dan threats).

Analisis SWOT

SWOT merupakan singkatan dari kekuatan (Streght), kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) dari lingkungan internal guna mengukur kekuatan dan kelemahan yang dimiliki dari dalam proyek maupun dari lingkungan eksternal guna mengukur kesempatan dan tantangan yang akan dihadapi dari luar atau lingkungan proyek. 

Namun pada umumnya segala proyek perangkat lunak memiliki kekuatan dan kelemahan internal, dan juga peluang serta ancaman dari eksternal. Fungsi dari analisis SWOT ini guna mendapatkan informasi dari analisis situasi dan kondisi serta memisahkannya diantara persoalan internal (kekuatan   dan   kelemahan) dan persoalan eksternal  (peluang dan ancaman).

 Dalam proyek perangkat lunak yang dimaksud kekuatan adalah sumber daya, keterampilan, atau keunggulan-keunggulan kompetitif yang dimiliki untuk bersaing dengan vendor (pengembang perangkat lunak) lain dalam memenuhi kebutuhan aplikasi perangkat lunak di pasaran. Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam fasilitas, keuangan, sumberdaya, keterampilan dan kapabilitas yang secara efektif menghambat kinerja dalam pelaksanaan proyek perangkat lunak. 

Peluang adalah kondisi dan situasi yang dapat menguntungkan proyek perangkat lunak, berbagai kemudahan yang didapat serta kecenderungan pasaran terhadap proyek yang sedang dikerjakan.  Dan ancaman adalah gangguan  terhadap kondisi dan situasi yang dapat menyebabkan proyek perangkat lunak yang sedang dikerjakan gagal atau tidak menguntungkan. Biasanya  analisis  SWOT  akan dibuatkan  matrik  yang  dapat  menghasilkan empat alternatif strategis, sebagai contoh berikut :

Analisis SWOT Proyek Perangkat Lunak

Dari matrik SWOT tersebut di atas maka kita akan mengetahui posisi kita ada dimana sehingga  selanjutnya kita bisa mengetahui strategi yang tepat. Setelah menentukan strategi proyek yang ditetapkan berdasarkan situasi dan kondisi  yang  ada, maka kita bisa mengidentifikasi proyek  perangkat lunak kita berada kuadran yang mana.

 Kuadran menunjukkan tingkat kepentingan dan  kebutuhan dari proyek yang akan dikerjakan. Biasanya matrik kuadran mempunyai empat perkiraan kuadran, yaitu operasional , penunjang, potensial dan strategi.